직장에서는 이메일과 메신저가 업무의 핵심 커뮤니케이션 도구입니다.
그런데 비효율적인 이메일 & 메신저 사용 습관이 업무 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
예를 들어,
📌 불필요한 CC(참조) 남발
📌 너무 긴 이메일 or 불명확한 메시지
📌 즉답을 요구하는 무례한 메신저 사용
안녕하세요 오늘은 ‘일 잘하는 사람’이 지키는 이메일 & 메신저 매너에 대해 설명드릴 예정입니다.
직장인들이 흔히 저지르는 이메일 & 메신저 실수
일잘러(일을 잘하는 사람)들은 효율적인 커뮤니케이션을 합니다.
하지만 많은 직장인들이 비효율적인 이메일 & 메신저 습관을 가지고 있습니다.
1) 불필요한 이메일 & CC(참조) 남발
✅ 이런 실수, 하지 마세요!
"팀원 모두 참고하세요!" → 모든 사람에게 CC를 걸지만, 정작 필요 없는 사람까지 포함됨.
"OO님, 의견 부탁드립니다!" → 구체적인 요청 내용 없이 막연한 요청.
"파일 확인 부탁드립니다." → 어떤 파일인지, 언제까지 확인해야 하는지 명확하지 않음.
✅ 이렇게 바꿔보세요!
✔ 꼭 필요한 사람만 수신자(To)에 포함하고, 참고용으로만 CC 활용하기.
✔ 요청 사항을 구체적으로 작성하기.
✔ ‘파일 확인 부탁드립니다’ 대신 “OO님, 첨부한 보고서(파일명) 검토 후 2월 10일까지 피드백 부탁드립니다.”
📌 Tip: CC를 많이 걸면 업무가 효율적일 것 같지만, 오히려 중요한 정보가 묻힐 수 있습니다.
2) 너무 긴 이메일 or 핵심 없는 메시지
✅ 이런 실수, 하지 마세요!
이메일이 10줄 이상 → 가독성이 떨어지고, 상대방이 중요한 내용을 놓칠 수 있음.
서론이 너무 길고 핵심이 없음 → 읽다가 중간에 놓치기 쉬움.
✅ 이렇게 바꿔보세요!
✔ 한눈에 핵심이 보이도록 3단 구조 활용하기
1️⃣ 제목: 간결하면서도 핵심 포함 (예: "[긴급] OO 프로젝트 일정 변경 안내")
2️⃣ 첫 문장: 이메일의 목적 요약 (예: "OO 프로젝트 일정이 조정되었습니다. 변경 내용을 공유드립니다.")
3️⃣ 본문:
배경: 일정 변경 이유
주요 내용: 변경된 일정 및 요청 사항
결론: 필요한 조치 & 마감일 안내
📌 Tip: 이메일은 짧고 명확하게! 5줄 이내로 핵심을 전달하는 것이 가장 좋습니다.
3) 메신저에서 무례한 커뮤니케이션
✅ 이런 실수, 하지 마세요!
“OO님” → 띄어쓰기 없이 이름만 부르는 건 무례한 인상을 줄 수 있음.
“ㅇㅋ, ㅇㅇ, ㅂㅂ” → 너무 캐주얼한 표현은 직장에서는 지양해야 함.
“지금 답 주세요” → 즉답을 강요하는 것은 상대방에게 부담을 줄 수 있음.
✅ 이렇게 바꿔보세요!
✔ 첫인사는 필수 → "OO님, 안녕하세요!"
✔ 요점만 간결하게 전달 → 불필요한 이모티콘 & 줄임말 X
✔ 즉답을 요구하는 대신 마감 기한을 제시 → "오늘 오후 3시까지 확인 부탁드립니다."
📌 Tip: 메신저는 빠른 소통이 가능하지만, 상대방의 업무 리듬을 방해할 수 있으므로 시간을 고려해서 보내는 것이 중요합니다.
간결하지만 강력한 이메일 & 메신지 작성법
일잘러들은 짧고 명확한 커뮤니케이션을 합니다.
간결하면서도 강력한 이메일 & 메시지를 작성하는 법을 알아봅시다.
1) 이메일 작성 3단 구조 (CLEAR 법칙)
📌 CLEAR 법칙 적용하기
✔ C (Context) - 배경 설명
✔ L (Lead) - 핵심 내용 요약
✔ E (Expectation) - 요청 사항 & 마감 기한
✅ 예시 1) 비효율적인 이메일
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제목: OO 보고서 관련 문의
안녕하세요,
이번 프로젝트 관련해서 보고서를 작성하려고 하는데, 몇 가지 궁금한 점이 있어 메일 드립니다.
혹시 이번 보고서에 포함해야 할 주요 내용이 무엇인지 정리된 자료가 있을까요?
또한, 마감일이 언제인지도 궁금합니다.
답변 부탁드립니다. 감사합니다.
✅ 예시 2) CLEAR 법칙 적용한 이메일
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제목: [요청] OO 보고서 주요 내용 & 마감 일정 문의
안녕하세요, OO님.
OO 프로젝트 보고서 작성과 관련해 확인이 필요하여 메일 드립니다.
보고서에 포함해야 할 주요 내용이 정리된 자료가 있을까요?
해당 보고서의 최종 마감일이 언제인지 확인 부탁드립니다.
가능하시다면, 2월 10일(금)까지 회신 주시면 감사하겠습니다.
감사합니다.
📌 Tip: 이메일에서 (1) 핵심 내용 요약 + (2) 구체적인 요청사항 + (3) 마감 기한 명시하면 답변을 더 빠르게 받을 수 있습니다.
2) 메신저 메시지 작성법 – ‘간결 + 예의’ 원칙
📌 좋은 메신저 예시
✔ "OO님, 안녕하세요! 잠시 여쭤볼 사항이 있습니다. 지금 괜찮으실까요?"
✔ "OO님, 요청하신 자료 준비 완료되었습니다. 필요하실 때 말씀 주세요!"
✔ "확인 후 피드백 부탁드립니다. 오후 3시까지 가능할까요?"
📌 비효율적인 메신저 예시
❌ "OO님" (띄어쓰기 없이 이름만 부르면 무례한 느낌)
❌ "이거 확인 좀 해주세요" (요청 사항이 명확하지 않음)
❌ "지금 바로 답 주세요" (즉답 강요는 부담)
📌 Tip: 메신저는 이메일보다 빠른 커뮤니케이션이지만, 짧고 정중한 표현을 유지하는 것이 중요합니다.
‘일잘러’들이 실천하는 이메일 & 메신저 매너 정리
✅ 이메일 & 메신저 공통 원칙
✔ 핵심만 간결하게 작성 (5줄 이내로 요약하기)
✔ 친절한 첫인사 & 예의 있는 표현 사용하기
✔ 불필요한 CC & 답장 줄이기 (참고인원 최소화)
✔ 요청 사항은 구체적으로 & 기한 명시
✅ 이메일 작성 시 주의할 점
✔ 제목에 핵심 포함 → "[요청] OO 자료 확인 부탁드립니다."
✔ CLEAR 법칙 적용 (배경 → 핵심 내용 → 요청사항 & 마감기한)
✔ 장문의 이메일 대신 목록화하여 가독성 높이기
✅ 메신저 작성 시 주의할 점
✔ "OO님, 안녕하세요!" → 첫인사 필수
✔ "이거 확인 부탁드립니다" 대신 "오늘 오후 3시까지 확인 가능할까요?" → 구체적인 기한 제시
✔ 즉답 강요 X → 상대방의 업무 리듬 존중하기
💡 "이제 이메일 & 메신저도 전략적으로 사용하세요!
효율적인 커뮤니케이션이 곧 ‘일잘러’의 핵심입니다.